KUNDCASE / SVENSK MARKSERVICE

vScope förbättrar samarbetet mellan IT-avdelning och outsourcing-partner

Svensk Markservice får bättre överblick över sin IT-miljö med hjälp av vScope

Ska man ha sin IT-drift och support inhouse eller är det effektivare att outsourca den? Den här frågan fortsätter dela IT-avdelningar och det finns givetvis fördelar och nackdelar med båda alternativen. Vi har pratat med Jonas Hallenbom, IT-chef på Svensk Markservice, om outsourcad IT, IT-avdelningars möjligheter och utmaningar och hur ett gemensamt IT-verktyg kan förenkla samarbete. 

Svensk Markservice ingår i Green Landscaping koncernen och är Sveriges ledande företag inom markservice. Deras IT-miljö består av 1000 användare, men bara två medarbetare på IT-avdelningen. Sedan en tid tillbaka tog nämligen IT-chefen Jonas och hans kollega beslutet att outsourca hela sin IT drift och support till en outsourcing-partner. För att få en tillförlitlig leverans av IT så samarbetar Jonas och hans kollega nära med outsourcing-partnern där de har delat upp arbetsuppgifterna parterna emellan. Jonas och kollegan sköter beslut, uppföljning och kontakt med outsourcing-partnern medan outsourcing-partnern sköter all extern support. 

Men låt oss backa bandet lite. För Jonas var nämligen beslutet att outsourca sin IT inte helt självklar. När företaget växte blev IT-miljön alltmer komplex och omfattade fler bolag och användare. Då ställdes de inför beslutet att antingen behålla IT-driften internt eller ta in kompetensen externt. Av kostnads- och effektivitetsskäl föll beslutet på det senare alternativet och sedan dess har Jonas och hans kollega på IT-avdelningen haft ett fint samarbete med sin outsourcing-partner. 

Det fina samarbetet parterna emellan underlättades av att ta in vScope som fungerar som en gemensam plattform mellan Svensk Markservice och outsourcing-partnern och ger båda parter insyn i IT-miljön. vScope sållar bland informationen och kontextualiserar den så att alla intressenter får tillgång till information som är relevant för just deras roll. 

”Problemet handlade inte om en brist på information utan snarare att informationen inte var sammanställd och lättillgänglig”

– Jonas Hallenbom, IT-chef, Svensk Markservice

“Att ta hjälp av vScope var ett gemensamt beslut”

Under beslutsprocessen involverades såväl IT-avdelningen som outsourcing-partnern och beslutet att ta in vScope var gemensamt. För Svensk Markservice var det viktigt att båda parter kunde gynnas av vScope och verktyget har levt upp till förväntningarna. När vi frågade Jonas om de största skillnaderna före och efter implementeringen av vScope är snabbhet, minskade kostnader och ökad säkerhet tre aspekter som lyfts fram: 

1. Det går snabbare att få tag på viktig information

Information gällande IT-miljön, aktiva användare, licenser och central server finns direkt i vScope. Därför behöver Svensk Markservice inte längre kontakta sin outsourcing-partner för att ta del av viktig information vilket sparar tid för alla inblandade. 

2. Minskade kostnader 

Med ett gemensamt verktyg är det enklare att få kontroll över det man betalar för hos sin externa driftpartner. “Det är även smidigt att kunna se kostnadsfördelning per enhet och användare. Nu är det enklare att se till att kostnaderna inte springer iväg” säger Jonas.

3. Ökad säkerhet

Svensk Markservice organisation är decentraliserad i flera avseenden. Bland annat finns användarna utspridda över hela landet men de tillhör även separata bolag. Det försvårar för Jonas och hans kollega att hålla koll på att alla användare rapporterar in om anställda behöver diverse behörigheter eller har slutat och inte längre ska finnas med i systemen. Med ett verktyg som automatiskt håller koll kan Jonas vara säker på att deras system inte innehåller inaktiva användare och klienter vilket leder till ökad säkerhet (och minskade kostnader!)

Låter lättillgänglig information, minskade kostnader och ökad säkerhet som något för din IT-organisation? Tveka inte att kontakta oss för en trial!

Förändra sättet ditt team arbetar

Lär dig mer om hur du kan dra nytta av centraliserad IT asset management
vScope Asset Management