KOSTNADSRAPPORTERING

Skapa en grym kostnadsrapport med tre tips för prissättning av din IT-miljö

Saknar du och ditt företag rutiner för att effektivt kommunicera värdet och kostnader kopplat till leveransen av IT? Du är inte ensam! Även om det kan låta som en stor uppgift behöver det inte vara särskilt svårt att komma igång. I denna guide ger jag dig tre bra exempel på hur du kan prissätta din IT för att skapa en första kostnadsrapport och synliggöra faktiska kostnader till verksamheten.

Kostnadsöversikt i vScope

Konkretisera vad som döljs i IT-budgeten

En vanlig utmaning för företag är att verksamheten och beställare av IT inte förstår hur deras aktiviteter och beslut driver kostnader för IT-avdelningen. Det kan handla om allt från supportärenden, beställning av laptops, nya licenser, brandväggar och VPN till tillgång till nya tjänster. Allt har givetvis ett pris, men för beställaren landar dessa kostnader allt som oftast i den generella “IT-budgeten”.

Detta är dels orsakat av att verksamheten varken har inblick eller förståelse för hur kostnadsstrukturen ser ut för IT. Vad kostar en access till Microsoft Teams, Adobe Photoshop eller lönesystemet egentligen? En annan bidragande orsak är att det saknas effektiva sätt för IT-avdelningen att kommunicera och konkretisera vad som faktiskt levereras till verksamheten. Det gör båda parter blinda i frågan kring:
Hur ska vi rättvist fördela kostnader kopplat till leveransen av IT?

Fördela kostnader i en kostnadsrapport

Med detta som utgångspunkt, vore det inte en utmärkt idé att testa bryta ned den fluffiga “IT-budgeten” till mer konkreta kostnadsposter? Då får IT-avdelningen möjlighet att bättre kommunicera kostnader samtidigt som ”beställarsidan” ges ökad förståelse för deras kostnadsbidrag.

Låt oss börja med att utvärdera tre olika exempel på hur en kostnadsrapport från IT skulle kunna se ut. Med denna rapport kan båda parter få en gemensam utgångspunkt för hur fördelning av kostnader ska se ut – ett första steg mot ökad transparens!

Följande kostnadsrapporter utgår från tre olika sätt att prissätta IT. De är olika komplexa och ställer därmed också skilda krav på hur mycket tid som behövs investeras för att sammanställa dem. Låt dessa bli en vägledning och ett första steg till att bättre brygga samman IT-avdelning och verksamhet.

Diagram över kostnader
ALTERNATIV #1

Enkelt, snabbt, effektivt: Per användarkonto

Om vi antar att alla som jobbar på ett företag har ett domänanslutet användarkonto registrerat så går det snabbt att få en övergripande bild över verksamhetens kostnader. Principen utgår från att sammanställa den totala kostnaden för IT som ska fördelas över verksamheten, för att sedan basera kostnadsrapporten på antalet användarkonton per avdelning.

Då den totala kostnaden som ska fördelas innefattar allt från licenser, kostnader för tjänster, support och inköp av hårdvara, väljer vi att göra beräkningen på årlig basis.

Exempel på prislista

Kostnad att fördela: SEK 1,000,000 / år

Avdelning A: 150 användarkonton
Avdelning B: 80 användarkonton
Avdelning C: 20 användarkonton

Årlig kostnad per konto: 100,000/250 = SEK 4,000

Exempel på kostnadsrapport

Mottagare Antal Total
Avdelning A 150 á 4,000 SEK 600,000
Avdelning B 80 á 4,000 SEK 320,000
Avdelning C 20 á 4,000 SEK 80,000

Fördelar

  • Enkel för verksamheten att förstå.
  • Låg komplexitet gör det snabbt att komma igång.
  • Enkel vid prisjustering
  • Lämpar sig bra för att ge kostnadsindikation vid årlig budgetering

Men tänk på att…

  • …rapporten inte ger någon detaljerad bild över vad som faktiskt driver kostnader.
  • …beställaren inte har några möjligheter att påverka kostnaden, förutom att inaktivera användarkonton.
  • …kostnader riskerar att fördelas fel då vissa avdelningar kan ha oproportionellt många användarkonton.
Gratis köpguide
GRATIS GUIDE

Köpguiden för den ultimata IT-inventeringsmjukvaran

Spana in vår köpguide om vad du behöver veta och ta ställning till innan du fattar ditt köpbeslut.

ALTERNATIV #2

Balanserad: Paketerad

Genom att gradvis öka detaljnivån på din prissättning ges möjligheten att öka förståelsen hos verksamheten om vad deras beställning faktiskt innehåller, och vad som driver kostnader för IT-avdelningen. Prissättningen kan i stor utsträckning fortfarande utgå från användaren, men tar bättre hänsyn till att olika användares olika behov av IT.

Ett exempel är att paketera användarnära IT i olika nivåer (brons, silver och guld) av “Arbetsplats” för att låta verksamheten anpassa sin beställning efter behov. Då blir det lättare att löpande dela kostnadsrapporter på exempelvis månadsbasis. Beställaren kan varje månad gör ändringar i beställningen genom att inaktivera konton eller flytta dem mellan olika nivåer.

Notera att vi i följande exempel inte tar hänsyn till kringtjänster eller ytterligare kostnader. Dessa kan antingen fördelas procentuellt över avdelningarna eller presenteras som fristående kostnader i rapporten.

Exempel på prislista

Brons Silver Guld
Baskostnad SEK 300 SEK 800 SEK 1,500
O365 E1 E3 E5
Användarkonto 1 1 1
Laptop/iPad 1 2 2
Antivirus Nej Nej Ja
VPN Nej Nej Ja

Exempel på kostnadsrapport

Arbetsplats
Brons Silver Guld Total
Avdelning A 100 50 2 SEK 73,000
Avdelning B 50 20 0 SEK 31,000
Avdelning C 5 0 1 SEK 3,000

Fördelar

  • Verksamheten kan själv välja nivåer och anpassa beställningen efter sina behov och på så sätt påverka totalkostnaden.
  • Rapporten är enkel att överblicka och förstå för mottagaren.
  • Ändringar i beställningsunderlaget kan göras mer frekvent.

Men tänk på att…

  • …ökad detaljrikedom också kräver ökad noggrannhet i att uppdatera underlaget.
  • … fundera över hur “övriga” kostnader som inte är kopplade till användaren ska hanteras.
  • …bestämma hur rätt nivåer och vad som ska ingå i din paketering ska hittas.
ALTERNATIV #3

Till perfektion: Detaljerad

Om precision, transparens och en “rättviseprincip” gentemot verksamheten är prioriterad, bör prismodellen byggas upp så detaljerat som möjligt. Utgångspunkten blir att samla in så många mätpunkter som möjligt från en beställare och använda dessa som grund i kostnadsrapporten. Mätpunkterna kan bestå av allt från antalet licenser, lagda supportärenden, upptid på servrar, hastighet på nätverk eller andra kostnadsdrivande aktiviteter. Kostnader för delad infrastruktur kan fördelas procentuellt över verksamhetens avdelningar, antingen baserat på användarkonto eller efter bedömning av nyttjandegrad.

Nedan ges några exempel på artiklar att använda i kostnadsrapporten. Även detta exempel utgår från kostnad per månad.

Exempel på prislista

Artiklar Pris
Licenser (O365) SEK 300 per licens
Licenser (Antivirus) SEK 200 per licens
Hårdvara (Laptops) SEK 500 per enhet
WiFi (fast kostnad) SEK 10,000
Monitorering (per nyttjad tjänst) SEK 1000 per tjänst
Remotesupport (per laptop) SEK 50 per laptop
Supportärenden SEK 30 per ärende
Antal utskrifter (Svartvit/Färg) SEK 5/10 per svartvit/färg
Externa konsulttimmar SEK 1000 per timme

Exempel på kostnadsrapport

Artiklar Avdelning A Avdelning B Avdelning C
Licenser (O365) 100 15 0
Licenser (Antivirus) 50 25 10
Hårdvara (Laptops) 50 50 50
WiFi 1 1 1
Monitorering (per nyttjad tjänst) 5 3 1
Remotesupport (per laptop) 50 50 50
Supportärenden 30 90 10
Antal utskrifter (Svartvit/Färg) 0/0 200/0 3,000/1,500
Externa konsulttimmar 0 10 30
Total SEK 83,400 SEK 63,700 SEK 100,800

Fördelar

  • Verksamheten kan själv välja nivåer och anpassa beställningen efter sina behov och på så sätt påverka totalkostnaden.
  • Rapporten är enkel att överblicka och förstå för mottagaren.
  • Ändringar i beställningsunderlaget kan göras mer frekvent.

Men tänk på att…

  • …ökad detaljrikedom också kräver ökad noggrannhet i att uppdatera underlaget.
  • … fundera över hur “övriga” kostnader som inte är kopplade till användaren ska hanteras.
  • …bestämma hur rätt nivåer och vad som ska ingå i din paketering ska hittas.

Avslutningsvis…

Det finns inga enkla sanningar när det kommer till prissättning av IT. I grund och botten handlar det för dig om att hitta en modell som rättvist speglar kostnader av leveransen. Ovan nämner vi tre ytterligheter kring hur du kan tänka för att nyckla ut kostnader. Vill lära dig mer och komma igång med kostandsrapportering i stort, rekommenderar jag dig spana in vår guide för Kostnadsrapportering för IT – Kom igång med 5 enkla steg. Här får du konkreta tips på hur du, förutom prissättning, kommer igång med att skapa kostnadsrapporter för olika mottagare inom din organisation.

Lycka till!

PUBLICERAD

7 September 2023

Author Soroush Pourhadi

Anton Berghult

Product Management

vScope är Great Place to Work
LÄR DIG MER OM VSCOPE

Spana in funktionalitet som hjälper dig med prisssättning av din IT-miljö

Inventering
& Discovery

Löpande inventering av din IT-miljö ger dig full överblick på ett ställe.

Läs mer

Kostnads- & Faktureringsunderlag

Prissätt din IT-miljö och fördela kostnader per kund eller organisation.

Läs mer

Vill du veta mer om hur vScope kan hjälpa dig att bygga en mer produktiv organisation?

vScope är grym inventering som används dagligen av företag för att underlätta samarbeten och förbättra kvalitén i leverans av IT. Med tillgång till aktuell information får alla roller och funktioner samma förutsättningar att göra ett bra jobb.

Dela dina uppgifter så hör vi av oss inom kort!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Låt oss hålla dig uppdaterad med nyheter och trender som hjälper dig bygga bättre samarbeten inom IT.


    Genom att prenumerera ger jag InfraSight Labs tillstånd att lagra och behandla min personliga data enligt Privacy Policy

    Läs mer…

    • vScope By InfraSight Labs

    InfraSight Labs Utsedda till Great Place to Work 2023

    december 21st, 2023|Kommentarer inaktiverade för InfraSight Labs Utsedda till Great Place to Work 2023

    PRESS InfraSight Labs fortsätter att vara ett Great Place to Work för tredje året i rad! Vi är stolta över att än en gång, efter en noggrann utvärdering, ha blivit certifierade som ett "Great

    • IT-inventering för Service Desk

    Förbättrad ärendehantering: IT-Inventering för Dig i Service Desk

    december 7th, 2023|Kommentarer inaktiverade för Förbättrad ärendehantering: IT-Inventering för Dig i Service Desk

    BLOGG Förbättra er ärendehantering: Hur IT-inventering hjälper dig som arbetar inom Service Desk Service Desk är IT-avdelningens primära kontaktyta till verksamheten. Det är till en Service Desk slutanvändaren vänder sig när den

    • vScope By InfraSight Labs

    Vad är CMDB: En Omfattande Guide till Configuration Management Database

    november 29th, 2023|Kommentarer inaktiverade för Vad är CMDB: En Omfattande Guide till Configuration Management Database

    BLOGGVad är en CMDB: En omfattande guide till Configuration Management DatabaseKonfigurationshanteringsdatabasen (Configuration Management Database, eller kort CMDB) är en avgörande komponent inom IT Service Management (ITSM). Den fungerar som ett centralt arkiv

    • Hur IT-inventering hjälper dig med IT-revision of efterlevnad

    Så övervinner du vanliga utmaningarna med IT-revision med IT-inventering

    oktober 26th, 2023|Kommentarer inaktiverade för Så övervinner du vanliga utmaningarna med IT-revision med IT-inventering

    Så övervinner du vanliga utmaningarna med IT-revision med IT-inventering En fungerande IT-revision är nyckeln till att säkerställa att ditt företags IT-miljö förblir säker, effektiv och följer alla gällande lagar och regler. Men vad innebär

    • Hur du effektivisera ITSM med hjälp av IT-inventering

    Effektiv IT Service Management (ITSM): Utmaningar och hur IT-inventering hjälper dig att lyckas

    oktober 19th, 2023|Kommentarer inaktiverade för Effektiv IT Service Management (ITSM): Utmaningar och hur IT-inventering hjälper dig att lyckas

    IT SERVICE MANAGEMENTEffektiv IT Service Management (ITSM): Vanliga utmaningar och hur IT-inventering hjälper dig att lyckasI digitaliseringens fotspår med en ständigt växande aptit för teknik och digitala tjänster, har IT Service Management (ITSM) blivit en

    • IT-budgetering

    Bättre Budgetering med IT inventering: Så Optimerar Du Resurserna

    oktober 12th, 2023|Kommentarer inaktiverade för Bättre Budgetering med IT inventering: Så Optimerar Du Resurserna

    Bättre IT-budgetering med hjälp av inventering: Så optimerar du dina tillgångar Budgetering är en viktig del av IT-avdelningens arbete och en central del av företagets övergripande ekonomiska strategi. Att skapa en rättvis och korrekt IT-budget