Att slå in en spik med en skiftnyckel

– Varför du ska skilja på begreppen övervakning och rapportering

Begreppen “Övervakning” och “Rapportering” inom IT förväxlas ofta i dagligt tal och används därför felaktigt som samma uttryck för att beskriva någon form av informationsspridning inom en IT-avdelning. Genom att blanda ihop dessa begrepp riskerar företag att bli onödigt ineffektiva. Effektiv informationsspridning, rapportering till en hel IT-avdelning och snabba larm till några få är nämligen två helt olika saker.

PUBLICERAD 8 SEPTEMBER 2021

Traditionellt sett har IT-avdelningar primärt använt olika övervakningsverktyg (eller “monitorering”) för att få en snabb status och alarm från driftmiljön när saker inte fungerar som de ska. Ett övervakningsverktyg är ofta ett agent-, eller ofta scriptbaserat program som löpande hämtar in mätvärden från enheter på nätverket. Detta hjälper tekniskt kunnig driftpersonal att få larm och se vad som händer på nätverket.

I digitaliseringens fotspår har behovet av uppdaterad information från diverse tekniska system ökat. Framförallt syns detta växande behov hos personal i roller utan bredare teknisk förståelse. Dessa personer är i behov av information till rapporter för att besvara – ofta verksamhetsnära – frågor som rör exempelvis kostnader, säkerhet, licenstilldelning eller uppföljning av policys.

Frågorna kräver dock information som kan vara tekniskt svår att få fram. Det medför att tekniskt kunnig personal behöver spendera värdefull tid på att sammanställa rapporterna. Till sin hjälp har de då exempelvis övervakningsverktyg, som egentligen inte är gjorda för detta ändamål.

Övervakning fungerar därför utmärkt till att reaktivt larma om att något har inträffat – eller är nära att inträffa.

Begreppen ”Övervakning” och ”Rapportering” riskeras därför att blandas ihop beroende på vem man frågar. Driftavdelningens behov av övervaka driftmiljön förväxlas med övriga organisationens behov av “Rapportering” från driftmiljön. Men, vad spelar det för roll, Övervakning och Rapportering fyller egentligen samma funktion. Eller? Låt oss gå igenom begreppen!

Övervakning – viktiga larm för personal inom drift och säkerhet

Utkomsten av övervakning är oftast en varning vid en viss tidpunkt, givet ett visst kriterie. En röd lampa eller flagga som lyser på en dashboard, kanske på en publik skärm på kontoret(?). Larmen hjälper operativ personal, såsom drifttekniker, att prioritera arbetsuppgifter utifrån kritikalitet. Övervakning fungerar därför utmärkt till att reaktivt larma om att något har inträffat – eller är nära att inträffa.

Den primära målgruppen för övervakning är exempelvis drift-, eller säkerhetstekniker som snabbt behöver bli informerade om något allvarligt inträffar i driften. En disk har blivit full, en tjänst har gått ner, ovanliga inloggningar hos en användare eller skrivare som fått slut på toner.

Övervakning ger inblick i tekniska mätvärde från driftmiljön, vid ett givet ögonblick. Men om dessa mätvärden ska rapporteras till någon utanför driftavdelningen krävs omfattande handpåläggning och manuella sammanställningar av flera mätvärden. Dessutom är den resulterande “rapporten” ofta en statisk Excel-lista, det vill säga, utdaterad så fort data hämtats från övervakningsverktygen.

Rapportering – de breda penseldragen för planering, uppföljning och ökad förståelse

Rapportering, å andra sidan, ämnar att sammanställa stora mängder information i syfte att exempelvis genomföra hälsokontroller, följa upp projekt eller till att proaktivt förebygga incidenter och larm. Här är det förståelsen och de större penseldragen som är viktiga. Rapportering behövs på både en operativ och verkställande nivå. Målgruppen för rapporter kan därför vara både operativ personal inom avdelningar såsom drift och support, eller verkställande nivå såsom IT-chef, CIO, CFO. Även personer i verksamheten utanför IT-avdelningen kan alltså ha stor nytta av IT-rapportering.

I den operativa rapporteringen sammanställs information som tenderar av att vara av mer teknisk och detaljerad karaktär. Dessa rapporter är utmärkta för exempelvis driftchefer att använda till att analysera trender, förebygga incidenter och att säkerställa att policys efterlevs.

Verkställande rapportering tenderar att ha ett bredare, och/eller ett mer övergripande perspektiv och används generellt för att fatta lednings- och ekonomiska beslut. Som IT-chef har du stor nytta av att enkelt sammanställa teknisk data i ett format som gör det enkelt för dig att kommunicera IT-kostnader (och värden!) till en ledningsgrupp.

Att hamra med en skiftnyckel

Ett företag bör alltså inte blanda ihop begreppen övervakning och rapportering. Än mindre använda ett övervakningsverktyg både för övervakning och rapportering. Att besvara frågor såsom:

• Hur många Windows 7-installationer har vi?
• Hur många nya användarkonton har skapats senaste månaden?
• Måste vi betala licenser för så här många SQL-servrar?

…med ett övervakningsverktyg är som att slå in en spik med en skiftnyckel. Det går, det är inte effektivt.

Övervakning och Rapportering, det bästa av två världar

Med ett bra, kompletterande rapporteringsverktyg kan personal utan djup teknisk förståelse bli självständiga i att samla in och sammanställa information. Det frigör tid från driftteamet, som istället för att arbeta reaktivt med att släcka bränder åt någon annan, kan spendera sin tid på viktigare arbetsuppgifter.

I de bästa av världar ska IT-avdelningar hantera övervakning och rapportering som två separata funktioner. Detta då de helt enkelt uppfyller två olika syften, för olika målgrupper, i olika delar av företaget. Övervakning för larm till driftavdelningen. Rapportering för sammanställningar, förståelse och förebyggande arbete.

Att separera övervakning från rapportering bidrar till att:

• …minska belastning och beroende till personal med djup teknisk förståelse.
• …demokratisera information genom ökad självständighet hos personal utanför driftavdelningen.
• …förbättrad styrning och kostnadskontroll i företagsledningen.
• …enkla frågor kan få betydligt enklare svar

* * *

Hur arbetar ditt företag med övervakning och rapportering?

Om vScope

vScope är snabb och enkel IT-rapportering som effektiviserar informationsspridning inom ett företag. Baserat på automatiskt inventering, gör vScope er personal självständiga att alltid kunna tillgå viktig, uppdaterad information.

Läs även…