5 samtal som varje IT-team behöver ha

1. Vilka är vi?

Ett team är inte en enhetlig massa utan består av unika individer. Därför måste du lära känna alla medlemmar i ditt team för att skapa bra förutsättningar för lagarbete.

Vilka är de? Vad har de för erfarenheter? Vilka är deras förväntningar? Hur föredrar de att arbeta? Vad har de för drivkrafter? För att få en känsla av vilka du arbetar med är det viktigt att lära känna varandra innan ni djupdyker i era respektive arbetsuppgifter. Planera en kick-off (virtuell eller fysisk) och lär känna varandra!

2. Varför är vi här?

Ibland skapas team med ett tydligt mål och deadline. Andra gånger bildas team för att arbeta med diverse uppgifter under obestämd tid. Oavsett bör team ha någon form av morot som motiverar sina medlemmar att arbeta mot samma mål. 

Hur du bestämmer dig för att motivera dina teammedlemmar är upp till dig. En beprövad metod är att sätta upp gemensamma mål där varje lagmedlem känner ansvar för att uppnå sin del av de gemensamma målen. Enligt Harvard Business Review har mål och nyckelresultat (OKR) som fokuserar på vad teamet åstadkommer tillsammans visat sig vara effektiva.

3. Hur föredrar vi att kommunicera?

Det finns lika många kommunikationsstilar som det finns människor. En artikel av Forbes belyser att det finns fyra huvudtyper av kommunikationsstilar: analytisk, intuitiv, funktionell och personlig. En person med analytisk kommunikationsstil gillar data och siffror, den intuitiva stilen fokuserar på det större perspektivet, den funktionella typen intresserar sig för detaljerna och den personliga kommunikatören värderar samhörighet och känslor.

Inledningsvis bör du lära känna dina teammedlemmars kommunikationsstilar. Det kan du göra genom att presentera exempelvis detta ramverk och be de reflektera över vilken stil de känner igen sig i. Om ni diskuterar detta tillsammans kommer det också att göra det lättare för alla att förstå hur och varför en teammedlem kommunicerar som den gör. Det gör det lättare att hantera potentiella meningsskiljaktigheter eftersom ni snabbt kan identifiera om grundorsaken är kommunikationsskillnader. 

4. Hur hanterar vi meningsskiljaktigheter?

Där det finns grupper av människor som arbetar tillsammans kommer det också att finnas oenigheter. Att ta itu med hur man bråkar på bästa sätt kan först verka skrämmande, men ofta skapar det ett sunt klimat där medlemmarna kan uppskatta skillnader och vädra sina åsikter på ett konstruktivt sätt. Men hur gör man det?

En lösning som lyfts fram av forskare inom management är att fokusera på sakfrågan och inte personen. De upptäckte att ju mer data som finns att tillgå, desto bättre. Det beror på att medlemmarna är välinformerade och därmed mer benägna att fokusera på problemet snarare än spekulationer och åsikter.

Detta kan dock ge upphov till ett nytt problem: osorterad och kaotisk data som kan skapa förvirring. För att informationen ska vara till hjälp måste den presenteras på ett sätt som är enkelt för mottagaren att ta till sig. Detta kan uppnås genom att använda verktyg som underlättar informationsdelning. För IT-team specifikt kan ett IT asset management-verktyg som samlar all information på ett ställe och gör den delbar med kollegor i realtid hjälpa till att undvika onödiga missförstånd.

5. Kom överens om gemensamma regler

Om teammedlemmarna är delaktiga i att ta fram regler är det mer troligt att de efterföljs. Ha diskussioner om vilka typer av beteenden som accepteras och inte i ditt team. Är det till exempel okej att vara försenad med fem minuter? Om ja, hur ska vi kommunicera att vi är sena? Ska vi informera chefen eller hela teamet? Är fem minuter okej men inte femton minuter? Vilka är konsekvenserna om en teammedlem är sen? Är det acceptabelt vid ett tillfälle men inte vid upprepade tillfällen?

Som du märker finns det många om och men som kan tas i beaktande i en ganska enkel (och vanlig) situation. Det är därför bra att ta den här diskussionen samtidigt som teamet sätts ihop snarare än när problem uppstår.