Så påverkar Microsofts nya licensmodell – och hur du förbereder dig med vScope

Från och med 1 november 2025 ändrar Microsoft sin prismodell för företagskunder. De traditionella volymrabatterna i Enterprise Agreement (EA), MPSA och OSPA försvinner – och alla kunder kommer framöver att betala standard listpris (nivå A), oavsett storlek på organisationen.

Förändringen träder inte i kraft för alla samtidigt. Den gäller vid nästa avtalsförnyelse efter den 1 november 2025, eller när nya onlinetjänster läggs till som inte omfattas av nuvarande avtal. För många organisationer blir effekten märkbar först under 2026, i samband med nästa förnyelse eller utökning.

Vad innebär förändringen?

Tidigare kunde större kunder med tusentals användare få rabatter på mellan 6 % och 12 % genom högre så kallade “EA-nivåer” (B–D). Det försvinner nu helt. Oavsett om du har 200 eller 20 000 användare gäller samma listpris.

Microsoft motiverar förändringen med ökad konsistens och transparens mellan olika licenskanaler, samt harmonisering med hur Azure redan prissätts. Samtidigt innebär det högre kostnader per användare och ett tydligt skifte i ansvar, från förhandling till optimering. Du kan läsa mer Microsoft Online Services: Pricing Consistency Update

Vad betyder det för dig som IT- eller licensansvarig?

Kort sagt: du kan inte längre räkna med att förhandla dig till rabatter för att hålla nere kostnaderna. I stället måste du aktivt optimera och förstå din licenshantering, löpande, inför varje avtalsförnyelse.

Det betyder att du behöver kunna svara på frågor som:

• Hur många Microsoft 365-licenser används faktiskt varje månad?
• Vilka användare har fel licenstyp, eller ingen aktivitet alls?
• Hur mycket kostar våra inaktiva konton?
• Vilka enheter eller användargrupper driver onödiga kostnader?

Utan dessa svar, finns risken att du vid varje avtalsförnyelse köper för många licenser givet ditt faktiska behov.

Så kan du förbereda dig redan idag

Förändringen betyder att du måste utvärdera ert arbetssätt för licenshantering. Vissa åtgärder du kan ta redan idag, medan andra kräver lite mer planering bakom.

1. Gå igenom nuvarande licenstilldelning
Identifiera licenser som är kopplade till inaktiva konton, eller som inte är tilldelade över huvud taget. Här finns ofta snabb besparingspotential.

2. Anpassa licensnivåerna
Genom att analysera hur olika användargrupper nyttjar Microsoft 365 kan du nedgradera onödigt höga licenser (exempelvis E5 → E3 eller F3). Licenstilldelningen ska spegla faktisk användning.

3. Förbättra samarbetet mellan IT och verksamhet
Effektiv licenshantering kräver insikter från både IT, ekonomi och beställare. När alla ser samma siffror blir besluten enklare, och mer förankrade.

4. Arbeta proaktivt
Skapa en rutin för löpande licensoptimering med schemalagda rapporter, notifieringar och bevakning inför nästa avtalsförnyelse.

Så hjälper vScope dig att hantera förändringen

När Microsofts volymrabatter försvinner blir datadriven licensförvaltning avgörande. Det är här vScope kommer in i bilden, som en plattform byggd för att samla, strukturera och visualisera IT-data på ett sätt som gör licenshantering enkel och faktabaserad.

Full insyn i licensanvändning

vScope skannar dagligen din Microsoft 365-miljö (och mycket annat…) och håller all information uppdaterad, helt automatiskt! Med färdiga rapporter, byggda av våra experter, ser du direkt hur licenserna är tilldelade, vilka som används aktivt och var överlapp eller dubbletter finns.

Kostnadskontroll med Billing

vScope Billing ger dig en tydlig kostnadsöversikt per användare, grupp, företag, avdelning, kund eller annat kontext. Du väljer själv hur du vill presentera kostnaderna, för verksamheten, ledningen eller dina kunder. Du kan också experimentera kring hur förändringar i användning påverkar totalkostnaden.

Underlag för optimering

Med detaljerad data om aktivitet och tilldelning kan du snabbt:

• identifiera oanvända konton (… och spara pengar!),
• justera licensnivåer (t.ex. E5 → E3 eller F3),
• och ta fram faktabaserade underlag inför nästa EA-förnyelse.

Stärkt samarbete mellan IT, ekonomi och beställare

vScope skapar en gemensam bild av verkligheten i ditt företag, samma siffror och samma data. IT får koll på användningen, ekonomi får förutsägbarhet i kostnaderna, beställarna ser exakt underlag.

Ta kontroll innan prishöjningen slår igenom

Förändringen den 1 november 2025 gör att licenshantering i mindre utsträckning handlar om volymer, och istället mer om transparens och precision. Med vScope får du verktygen att möta den nya verkligheten med fakta istället för antaganden, skapa en ny rutin för licenshantering och säkerställa att varje licens du betalar för används på rätt sätt.

Vill du veta hur vScope kan hjälpa din organisation att förbereda sig inför Microsofts nya prismodell? Boka gärna en demo med oss så visar vi hur!