Över 200 medarbetare som konsumerar rapporter i eller från vScope
Upptäck hur Hässleholms kommun förbättrar samarbete, beslutsfattande och effektivitet genom att använda vScope som en gemensam dokumentationsplattform.
Bakgrund: Leverera IT till en stor kommun
Hässleholms kommuns IT-avdelning är ansvarig för leveransen av IT till såväl skolor som andra delar av den kommunala verksamheten. IT-avdelningens mission är att genom de tusentals digitala enheter som de hanterar åt kommunens anställda erbjuda en högkvalitativ digital upplevelse Det finns även en hållhake: det får inte kosta för mycket. Detta är en utmaning som de flesta IT-avdelningar känner igen och rynkar på pannan åt.
Vi har lidit av att inte ha en enda sanningskälla för våra assets.
Utmaning: Utdaterad och utspridd IT-dokumentation
John Palmqvist, IT-chef på Hässleholms kommun, önskade en vad han kallar “live-dokumentation” över IT-miljön, som kunde ge snabba svar för IT-relaterade problem såsom licensiering, säkerhet, patches, kostnader, konfigurationer med mera. För att lösa dessa problem tidigare, hade Hässleholms kommun förlitat sig på manuell dokumentation som ofta var utdaterad och utspridd i olika system.
Vi har lidit av att inte ha en gemensam källa till sanningen kring våra assets säger John Palmqvist, IT-chef på Hässleholms kommun. Det ska aldrig finnas mer än en sanning – oavsett om du ansvarar för infrastruktur, tjänster, support eller säkerhet.
Lösning: En central källa för IT-dokumentation
vScope blev svaret på Hässleholms kommuns önskningar. Hässleholms kommun valde att göra vScope till den centrala källan för IT-rapporter, samarbeten och överblick över hela IT-infrastrukturen. Det gjorde att medarbetarna snabbt kom igång med att nyttja vScopes fördelar som automatiserar dokumentationen och rapporteringen. Detta innebar att det operativa teamet nu kunde spendera mindre tid på manuellt arbete såsom administrering och dokumentation och istället lägga sin energi på att skapa värde för organisationen.
Effekten var omedelbar: personalen blev mer självgående och kunde snabbt sätta ihop insikter utan att manuellt jaga data och behöva sammanställa kalkylblad.
Teammedlemmar kan samarbeta enklare samtidigt som de är självgående i att hämta rapporter och dokumentation. Det har hjälpt oss att bli mer agila i flera processer.
Bredare värde för hela kommunen
John säger att Hässleholms kommun med hjälp av vScope nu enkelt kan distribuera rapporter till andra intressenter utanför IT-avdelningen. Det finns ett flertal use case där chefer och administrativ personal behöver rapporter inifrån IT-miljö. Behovet har resulterat att över 200 användare idag konsumerar rapporter i eller från vScope. Denna transparens har stöttat bättre beslut, inte bara för den dagliga driften utan också för långsiktiga investeringar, budgetering och planering i kommunen.
vScope bidrar definitivt med värde till vår organisation. Inventeringen skapar ett bra underlag för planering. Det gör att vi kan skapa mer välinformerade beslut gällande allt ifrån operationella ärenden men även investeringar och budgetar.
Resultat: Mer informerade beslut, effektivare IT
Flera månader efter implementeringen talar resultaten för sig själva:
- Starkare samarbete mellan team
- Minskad manuell arbetsbörda och dokumentationsinsatser
- Över 200 användare som får tillgång till och använder vScope’s rapporter
- Förbättrad tjänsteleverans och strategisk planering
Det har varit en överlag positiv upplevelse. Det är lättare att hantera och överblicka vår IT när alla arbetar utifrån samma information.
Snabba Frågor
JOHN PALMQVIST IT-chef, Hässleholms kommun
Vad är den största skillnaden sedan ni implementerade vScope? – Vi är mer agila och samarbetar bättre, och vi lägger betydligt mindre tid på dokumentation och manuella uppgifter.
Hur har vScope hjälpt till att förbättra tjänsteleveransen? – Det ger oss en pålitlig grund att agera utifrån. Det innebär bättre kvalitet i både den dagliga driften och långsiktig planering.
Skulle du rekommendera vScope till andra IT-team inom offentlig sektor? – Absolut! Det förenklar samarbetet och hjälper till att hålla alla synkroniserade – särskilt när resurserna är begränsade.
Om Hässleholms kommun
Hässleholms kommun tillhandahåller offentliga tjänster till kommunens invånare, inklusive utbildning, infrastruktur och lokal administration. Med ett starkt fokus på digitalisering och effektiv IT-hantering strävar kommunen efter att leverera moderna, tillgängliga tjänster samtidigt som de bibehåller full kontroll över kostnader och drift.
Om vScope
vScope ger organisationen total visibilitet för en mer effektiv och säker IT-drift.