Skapa en grym kostnadsrapport: Tre sätt att prissätta din IT-miljö
Anton Berghult • Saknar du och ditt företag rutiner för att kommunicera värdet och kostnaderna kopplat till IT-leveransen? Du är inte ensam. Det behöver inte vara svårt att komma igång. Här är tre praktiska sätt att prissätta IT och skapa en kostnadsrapport som gör kostnaderna tydliga för verksamheten.
Konkretisera vad som döljs i IT-budgeten
En vanlig utmaning för företag är att verksamheten och beställare av IT inte förstår hur deras aktiviteter och beslut driver kostnader för IT-avdelningen. Det kan handla om allt från supportärenden, beställning av laptops, nya licenser, brandväggar och VPN till tillgång till nya tjänster. Allt har givetvis ett pris, men för beställaren landar dessa kostnader allt som oftast i den generella “IT-budgeten”.
Detta är dels orsakat av att verksamheten varken har inblick eller förståelse för hur kostnadsstrukturen ser ut för IT. Vad kostar en access till Microsoft Teams, Adobe Photoshop eller lönesystemet egentligen? En annan bidragande orsak är att det saknas effektiva sätt för IT-avdelningen att kommunicera och konkretisera vad som faktiskt levereras till verksamheten. Det gör båda parter blinda i frågan kring: Hur ska vi rättvist fördela kostnader kopplat till leveransen av IT?
Hur ska vi rättvist fördela kostnader kopplat till leveransen av IT?
Fördela kostnader i en kostnadsrapport
Med detta som utgångspunkt, vore det inte en utmärkt idé att testa bryta ned den fluffiga “IT-budgeten” till mer konkreta kostnadsposter? Då får IT-avdelningen möjlighet att bättre kommunicera kostnader samtidigt som ”beställarsidan” ges ökad förståelse för deras kostnadsbidrag.
Låt oss börja med att utvärdera tre olika exempel på hur en kostnadsrapport från IT skulle kunna se ut. Med denna rapport kan båda parter få en gemensam utgångspunkt för hur fördelning av kostnader ska se ut – ett första steg mot ökad transparens!
Följande kostnadsrapporter utgår från tre olika sätt att prissätta IT. De är olika komplexa och ställer därmed också skilda krav på hur mycket tid som behövs investeras för att sammanställa dem. Låt dessa bli en vägledning och ett första steg till att bättre brygga samman IT-avdelning och verksamhet.
Alternativ 1: Enkelt, snabbt, effektivt / Per användarkonto
Om vi antar att alla som jobbar på ett företag har ett domänanslutet användarkonto registrerat så går det snabbt att få en övergripande bild över verksamhetens kostnader. Principen utgår från att sammanställa den totala kostnaden för IT som ska fördelas över verksamheten, för att sedan basera kostnadsrapporten på antalet användarkonton per avdelning.
Då den totala kostnaden som ska fördelas innefattar allt från licenser, kostnader för tjänster, support och inköp av hårdvara, väljer vi att göra beräkningen på årlig basis.
Exempel på prislista
Kostnad att fördela: SEK 1,000,000 / år
Avdelning A: 150 användarkonton
Avdelning B: 80 användarkonton
Avdelning C: 20 användarkonton
Årlig kostnad per konto: 1,000,000 / 250 = SEK 4,000
Exempel på kostnadsrapport
| Mottagare | Antal | Total |
|---|---|---|
| Avdelning A | 150 á 4,000 | SEK 600,000 |
| Avdelning B | 80 á 4,000 | SEK 320,000 |
| Avdelning C | 20 á 4,000 | SEK 80,000 |
Fördelar
- Lätt att förstå och snabbt att komma igång.
- Enkelt att justera priser årligen.
- Bra för budgetindikering.
Men tänk på att…
- Ingen insikt i vad som faktiskt driver kostnader.
- Beställare kan knappt påverka kostnaden, förutom att inaktivera konton.
- Fördelningen kan bli skev om vissa avdelningar har många konton men låg konsumtion.
Alternativ 2: Balanserad / Paketerad
Genom att gradvis öka detaljnivån på din prissättning ges möjligheten att öka förståelsen hos verksamheten om vad deras beställning faktiskt innehåller, och vad som driver kostnader för IT-avdelningen. Prissättningen kan i stor utsträckning fortfarande utgå från användaren, men tar bättre hänsyn till att olika användares olika behov av IT.
Ett exempel är att paketera användarnära IT i olika nivåer (brons, silver och guld) av “Arbetsplats” för att låta verksamheten anpassa sin beställning efter behov. Då blir det lättare att löpande dela kostnadsrapporter på exempelvis månadsbasis. Beställaren kan varje månad gör ändringar i beställningen genom att inaktivera konton eller flytta dem mellan olika nivåer.
Notera att vi i följande exempel inte tar hänsyn till kringtjänster eller ytterligare kostnader. Dessa kan antingen fördelas procentuellt över avdelningarna eller presenteras som fristående kostnader i rapporten.
Exempel på prislista
| Brons | Silver | Guld | |
|---|---|---|---|
| Baskostnad | SEK 300 | SEK 800 | SEK 1,500 |
| O365 | E1 | E3 | E5 |
| Användarkonto | 1 | 1 | 1 |
| Laptop/iPad | 1 | 2 | 2 |
| Antivirus | Nej | Nej | Ja |
| VPN | Nej | Nej | Ja |
Exempel på kostnadsrapport
| Arbetsplats | ||||
|---|---|---|---|---|
| Brons | Silver | Guld | Total | |
| Avdelning A | 100 | 50 | 2 | SEK 73,000 |
| Avdelning B | 50 | 20 | 0 | SEK 31,000 |
| Avdelning C | 5 | 0 | 1 | SEK 3,000 |
Fördelar
- Verksamheten kan påverka kostnaden genom val av nivå.
- Rapporten är lättöverskådlig.
- Underlaget kan uppdateras löpande.
Men tänk på att…
- Mer detalj kräver noggrannare uppdateringar.
- Bestäm hur “övriga” kostnader ska hanteras.
- Sätt tydligt vad som ingår i varje paket.
Alternativ 3: Till perfektion / Detaljerad
Om precision, transparens och en “rättviseprincip” gentemot verksamheten är prioriterad, bör prismodellen byggas upp så detaljerat som möjligt. Utgångspunkten blir att samla in så många mätpunkter som möjligt från en beställare och använda dessa som grund i kostnadsrapporten. Mätpunkterna kan bestå av allt från antalet licenser, lagda supportärenden, upptid på servrar, hastighet på nätverk eller andra kostnadsdrivande aktiviteter. Kostnader för delad infrastruktur kan fördelas procentuellt över verksamhetens avdelningar, antingen baserat på användarkonto eller efter bedömning av nyttjandegrad.
Nedan ges några exempel på artiklar att använda i kostnadsrapporten. Även detta exempel utgår från kostnad per månad.
Exempel på prislista
| Artiklar | Pris |
|---|---|
| Licenser (O365) | SEK 300 per licens |
| Licenser (Antivirus) | SEK 200 per licens |
| Hårdvara (Laptops) | SEK 500 per enhet |
| WiFi (fast kostnad) | SEK 10,000 |
| Monitorering (per nyttjad tjänst) | SEK 1,000 per tjänst |
| Remotesupport (per laptop) | SEK 50 per laptop |
| Supportärenden | SEK 30 per ärende |
| Antal utskrifter (Svartvit/Färg) | SEK 5/10 per svartvit/färg |
| Externa konsulttimmar | SEK 1,000 per timme |
Exempel på kostnadsrapport
| Artiklar | Avdelning A | Avdelning B | Avdelning C |
|---|---|---|---|
| Licenser (O365) | 100 | 15 | 0 |
| Licenser (Antivirus) | 50 | 25 | 10 |
| Hårdvara (Laptops) | 50 | 50 | 50 |
| WiFi | 1 | 1 | 1 |
| Monitorering (per nyttjad tjänst) | 5 | 3 | 1 |
| Remotesupport (per laptop) | 50 | 50 | 50 |
| Supportärenden | 30 | 90 | 10 |
| Antal utskrifter (Svartvit/Färg) | 0/0 | 200/0 | 3,000/1,500 |
| Externa konsulttimmar | 0 | 10 | 30 |
| Total | SEK 83,400 | SEK 63,700 | SEK 100,800 |
Fördelar
- Hög transparens och upplevd rättvisa.
- Tydligt vad som driver kostnader.
- Bra underlag för optimering och besparingar.
Men tänk på att…
- Kräver god datakvalitet och löpande uppdatering.
- Mer administration när många artiklar eller mätpunkter ingår.
- Fördelningsnycklar måste kalibreras så de känns rättvisa.
Avslutningsvis
Det finns inga enkla sanningar för prissättning av IT. Välj en modell som upplevs rättvis och speglar kostnaderna i leveransen. Exemplen ovan ger tre startpunkter. Vill du fördjupa dig rekommenderar jag guiden Kostnadsrapportering för IT. Där får du fler tips om hur du prissätter och bygger rapporter för olika mottagare i organisationen.
Lycka till!
Fler inlägg
Visa alla inlägg
Ny Integration: Full koll på licenskostnader, användare och ärenden i Jira
Nu lanserar vi en första integration med Atlassian Jira, den populära plattformen för projekt- och ärendehantering. Integrationen hjälper er att få en bättre överblick över både användare, aktivitet och ärenden direkt i vScope. Det gör det enklare att spåra hur licenser används, hitta möjligheter att spara pengar, och koppla samman ärenden med tjänster.
Anton Berghult 14 maj 2025 
Enkel IT-Revision Med Hjälp av vScope Discovery: Så Här Gör Du
En årlig IT-revision är för många företag ett krav för att bedriva verksamhet. Det är ofta en komplex process som kräver både expertkunskap och verktyg. I detta inlägg går jag igenom värdefulla tips för hur du kan använda din inventeringsmjukvara för att både förenkla revision av din IT-miljö, och hur du kan göra den mer frekvent.
Anton Berghult 22 oktober 2024 
Bättre livscykelhantering med hjälp av IT-inventering
I detta blogginlägg utforskar vi grunderna i IT-livscykelhantering, de vanliga utmaningarna organisationer möter, och hur en strategisk tillämpning av IT-inventering kan underlätta hanteringen av IT-tillgångar genom hela deras livscykel. Genom att förstå dessa aspekter kan företag förbättra sin IT-drift, förbättra säkerheten och uppnå en mer kostnadseffektiv användning av sina IT-resurser.
Anton Berghult 1 mars 2024 3 steg för att sänka era IT-kostnader
I takt med att IT blir en alltmer integrerad del av organisationers verksamhet ökar även IT-kostnaderna. Många börjar därför se över sina IT-kostnader för att se om något går att plockas bort. Här presenterar vi 3 steg för att sänka era IT-kostnader!
vScope 20 juli 2021 3 vanliga utmaningar med IT asset management
IT asset management (ITAM) är ett effektivt sätt att hålla koll på sina assets - om det tillämpas på rätt sätt vill säga. I den här artikeln går vi igenom tre vanliga utmaningar kopplade till IT asset management, samt förslag på hur du kan undvika dem.
vScope 10 juni 2021 Allt du behöver veta om ITAM
Du har spenderat både tid och pengar på teknik till din organisation, men får du verkligen ut det mesta av dina IT-investeringar? Det är viktigt att samla in lagerdata och spåra tillgångens status under hela dess livscykel. Att samla information om dina enheter och system (assets) på en plats, möjliggör bättre hantering av din leverans av IT, men även förbättrad spårning av hårdvara, programvara och licenser.
vScope 10 juni 2021